Anmodning om køb

En linje i en anmodning indeholder mængden og den ønskede dato for det materiale, der skal leveres, eller mængden af den service, der skal udføres. Rekvirenten kan også angive servicespecifikationerne, hvis det er nødvendigt, herunder detaljerede beskrivelser, tekniske krav eller specifikke leverandørbetingelser. På den måde har indkøbsteamet alle de nødvendige oplysninger til at træffe informerede indkøbsbeslutninger, hvilket reducerer forsinkelser og sikrer tilpasning til de operationelle behov.

Autoriserede brugere, som efterspørgselsplanlæggere eller produktionschefer, kan indføre en indkøbsanmodning direkte for at sikre, at de får de nødvendige materialer og eksterne tjenester til tiden. De kan specificere de nødvendige varer, mængder og leveringsdatoer og dermed sikre, at indkøbene stemmer overens med de operationelle behov. Denne manuelle anmodningsfunktion giver fleksibilitet til akutte eller uplanlagte krav og supplerer automatiserede indkøbsworkflows.

Definer ledere af indkøbsanmodninger, som er ansvarlige for at validere indkøbsanmodninger, før de kan bekræftes. Disse ledere kan gennemgå afventende anmodninger og deres status og sikre, at alle anmodninger opfylder de nødvendige kriterier, før de går videre. Når alle nødvendige valideringer for en indkøbsanmodning er gennemført, kan den bekræftes til behandling.

Derudover kan brugere med bemyndigelse til at validere på tværs af alle konfigurerede niveauer bekræfte operationen direkte uden at skulle anmode om validering, hvilket strømliner godkendelsesprocessen og reducerer forsinkelser i indkøb. Denne funktion forbedrer ansvarligheden og tilsynet og sikrer, at alle indkøbsanmodninger gennemgås korrekt, før der handles på dem.

Indkøbsanmodninger kan oprettes automatisk fra indkøbsordrer (produktionsordrer eller salgsordrer). Når en indkøbsordre kræver materialer eller tjenester, der skal købes, genererer systemet en indkøbsanmodning i stedet for en direkte indkøbsordre. Det sikrer, at indkøbene stemmer overens med den faktiske efterspørgsel, samtidig med at man bevarer kontrollen over godkendelser og leverandørvalg.

Når indkøbsanmodningen er godkendt, kan indkøbspersonalet vælge en eller flere anmodninger og direkte oprette en tilbudsforespørgsel ved at vælge en leverandør. Systemet konsoliderer anmodningslinjer, når det er muligt, og optimerer RFQ'en ved at gruppere lignende varer og genberegne mængder baseret på leverandørbegrænsninger, f.eks. krav om minimumsordre. Dette sikrer en strømlinet indkøbsproces, der reducerer den manuelle indsats og forbedrer indkøbseffektiviteten.

Når man opretter en tilbudsforespørgsel til en eller flere indkøbsanmodninger, kan indkøbsteamet vælge at vælge en eksisterende tilbudsforespørgsel. I så fald vil programmet søge efter eksisterende linjer, der matcher anmodningen, og tilføje den ekstra mængde til dem og genberegne minimumsordremængden, hvis den findes for leverandøren af den pågældende RFQ. Dette hjælper med at konsolidere indkøb, reducere antallet af RFQ'er og udnytte bedre priser eller leverandørvilkår, hvilket forbedrer indkøbseffektiviteten og omkostningseffektiviteten.

Det er muligt at filtrere anmodninger efter deres godkendelsesstatus, så brugerne hurtigt kan identificere afventende, godkendte eller afviste anmodninger. Det hjælper med at strømline indkøbsworkflows ved at sikre, at kun godkendte anmodninger går videre til indkøbsfasen, samtidig med at man bevarer overblikket over anmodningernes fremskridt og beslutningstagning.

Brugerens afdeling vises i købsanmodningsformularen og gør det muligt at gruppere efter afdeling i trævisningen. Når man redigerer formularen "Indkøbsanmodning" og vælger feltet, indstilles rekvirentens afdeling automatisk. Dette sikrer bedre synlighed og sporing af indkøbsanmodninger efter afdeling, hvilket letter rapportering, budgettering og godkendelsesworkflows.

Vedhæft flere brugerdefinerede undtagelser til din indkøbsanmodning, så du kan filtrere anmodninger efter undtagelsestype og løse eventuelle problemer effektivt. Denne funktion er især nyttig i scenarier, der involverer masseimport af indkøbsanmodninger, da den hjælper med at identificere og rette fejl, der kan opstå under importprocessen, f.eks. produkter, der ikke findes i Odoo, eller forkerte linjeformater. Ved at have et klart overblik over undtagelser kan indkøbsteamet hurtigt løse problemer og sikre, at indkøbsworkflowet forbliver smidigt og effektivt.

Indkøbsanmodninger kan have konfigurerbare typer, så brugerne kan vælge en bestemt type, der angiver hensigten med anmodningen, som f.eks. at vælge "Reduce Step" for at forhindre oprettelsen af en RFQ. Denne type kan bruges i filtre og grupperinger, hvilket giver bedre organisering og synlighed af anmodninger baseret på deres formål.

For at bruge denne funktion skal du blot tildele en type, når du redigerer indkøbsanmodninger. Denne tilpasning giver brugerne mulighed for at strømline deres indkøbsprocesser og forbedre den samlede effektivitet ved nemt at identificere og administrere forskellige kategorier af anmodninger.